Nachdem wir in unserer Blogreihe bereits unsere drei Enabling Technologie-Partner Userlane, Epilogue und SmartherPath vorgestellt haben, starten wir nun in den zweiten Teil unserer Serie. Wir haben unsere drei Partner zum Thema New Work interviewt.
Nach dem Interview mit Userlane haben wir dieses Mal mit SmarterPath gesprochen. Mehr Informationen zur Funktionsweise von SmarterPath sind hier zu finden. SmarterPath unterstützt das Enabling von Mitarbeitern für Software-Lösungen und unternehmenseigene Prozesse. Das folgende Interview wurde mit Christian Müller, Chief Customer Success Officer bei SmarterPath geführt.
In der Vergangenheit haben wir oft über das Thema Enabling geredet. Dabei geht es nicht immer nur um die Neueinführung von Tools, sondern manchmal auch um Herausforderungen mit bereits bestehenden Enterprise Social Networks. Was kann man tun, wenn das eigene Social Intranet von den Mitarbeitern nicht effektiv genutzt wird?
Oft wird die Lösung in standardisierten best-practices oder in ungenügender Kommunikation ála „Ihr müsst das jetzt nutzen“ gesucht. Das macht die Sache nicht besser. Die Frage muss gestellt werden: Warum nutzen die Mitarbeiter es nicht? In 90%+ der Fälle, wenn nicht technische Hürden existieren, ist die Antwort, dass die Mitarbeiter für sich den Vorteil nicht erkennen, nicht spüren oder erleben. Jede Veränderung wird erst einmal geblockt, denn Veränderung bedeutet Unsicherheit. Sicherheit jedoch ist der größte Verhaltenstreiber beim Menschen. Die Lösung liegt meist darin jetzt schnelle und wirksame Ergebnisse für die Mitarbeiter zu erzielen. Definieren von Use-Cases, die sofort die Arbeit erleichtern, können das Eis brechen.
Die Frage nach Enabling und der Schulung von Mitarbeitern stellt sich besonders häufig im Rahmen eines Intranet Relaunches oder einer Neueinführung. Nun will man Mitarbeiter befähigen mit einem neuen Tool umzugehen…
... und fragt sich, wie man es schafft, dass nicht wieder das Tool steht und keiner oder wenige es nutzen, weil es vielleicht nicht verpflichtend für die tägliche Arbeit ist? Der Schlüssel liegt in dem Dreisprung aus Mindset – Skillset – Toolset. Und Ja, Toolset steht am Ende der Kette. „Digitalisierung ist keine Technologie, sondern ein Mindset.“
Mindset schafft man durch die Beantwortung der Frage „Warum“ (Awareness). Erst dann ist Skillset gefragt „Was ist es und was bring es mir“. Am Ende steht das „Wie“ mit dem Toolset, was aber schon vorher existieren sollte. Die Grafik beschreibt einen erfolgreichen Kreis.
Tatsächlich hat sich unsere Kommunikation grundlegend verändert. In Unternehmen haben Mitarbeiter eine immer größere Auswahl an Tools, mit denen sie arbeiten können. Durch die Nutzung dieser Tools entsteht eine sehr große Anzahl an Inhalten, die den Mitarbeitern als Hilfsmittel und Anleitungen zur Verfügung stehen. Da den Überblick zu behalten wo man welche Inhalte finden kann, das kann Mitarbeitern schwer fallen. Wie vermeide ich, dass meine Mitarbeiter vergebens nach verstreuten Inhalten suchen?
Eine zentrale Rolle übernehmen hier Teams oder Teamsites in SharePoint. Wenn das Office 365 nur als zentrales Dokumentenarchiv, ketzerisch auch „Dokumentenfriedhof“ genutzt wird, ist der Effekt für die Mitarbeiter so gut wie Null. Eine weitere Rolle spielt die Verknüpfung aus Kommunikation, Kollaboration und Dokumentation. Wenn Dokumente und Inhalte peer-to-peer in den richtigen Gruppen mit sinvollem Praxisbezug verlinkt werden, behalten die Mitarbeiter und Teams den Überblick. Darüber hinaus ist die sinnvolle Nutzung von Wikis, Notes und Planner als Bindeglied zwischen Dokumenten, Prozessen und Sinn wichtig. Systeme wie SmarterPath helfen Inhalte in sinnvolle Bezüge zu bringen und das Knowledge Management einen Rahmen zu geben.
Office 365 wird immer häufiger bei Unternehmen eingeführt. Dabei wird die Einführung nicht immer von Trainings und Schulungen begleitet. An Change- und Enabling Maßnahmen wird teilweise erst verspätet gedacht. Wie verhindere ich, dass unsere O365-Einführung scheitert?
Es gibt zwar nicht immer eine pauschale Lösung oder „so wird es gehen“ Antwort, aber einige Dinge, die die Einführung auf jeden Fall zum Scheitern verurteilen sind:
- Einfach hinstellen und annehmen die Mitarbeiter werden den Wert schon erkennen.
- Nur Schulungen des „Wie benutze ich es“, ohne den Praxisbezug und den Wert für die tägliche Arbeit vorher oder zumindest gleichzeitig zu adressieren.
- Zu hohe Erwartungen stellen und alles über Nacht umstellen wollen.
- Mangelnde Vernetzung mit anderen Systemen. Idealerweise übernimmt Office 365 die Rolle des zentralen Workplace Systems für jeden Tag.
- Office 365 einfach so zu nutzen, wie vorher das SharePoint und die alten Prozesse beibehalten
In Unternehmen gewinnt der moderne Arbeitsplatz zunehmend an Bedeutung. Dabei geht es vor allem um Digitalisierung, Mobilität und Flexibilität.“ Modernes Arbeiten, alle reden darüber. Aber was steckt dahinter? Und welche Chancen und Herausforderungen gehen damit einher?
Modernes Arbeiten heißt vernetzt arbeiten. Durch die Abnahme der Routinearbeit und Zunahme der Informationsflut ändert sich das Arbeiten, die Art des benötigten Wissens und auch dementsprechend das Lernen. Kollaboration und Kommunikation sind die wichtigsten Dinge, damit die ständig emergenten Praktiken, anders als die Best Practices, während der Arbeit gemeistert werden können. Standardisierte Arbeiten werden immer mehr durch Maschinen und Computer übernommen. Also steht die Förderung der Kreativität der Mitarbeiter und deren Vernetzung im Vordergrund. Harold Jarche hat dies recht anschaulich in der dargestellten Grafik dargestellt. Somit müssen entsprechend Enterprise Social Networks diese notwendige Vernetzung stützen und forcieren.
Was sind eure Erfahrungen mit dem Thema Nutzer-Enabling? Wir freuen uns auf Informationen als Kommentar.
Bald geht’s mit dem nächsten Blogpost unserer Enabling Serie weiter – dann mit Epilogue.
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