Nachdem wir in unserer Blogreihe bereits unsere drei Enabling Technologie-Partner Userlane, Epilogue und Smartherpath vorgestellt haben, starten wir nun in den zweiten Teil unserer Serie. Wir haben unsere drei Partner zum Thema New Work interviewt.
Heute beginnen wir mit dem Interview zu Userlane - dem interaktiven Guide für Software, Unserlane funktioniert wie ein Navigationssystem für Software - mit einem interaktiven Guide wird der User durch die Software geleitet und so besonders bei komplexen Klickpfaden unterstützt. Mehr Informationen zu den Funktionalitäten von Userlane sind hier zu finden. Damit unterstützt Userlane das Enabling von Mitarbeitern für Software-Lösungen.
In der Vergangenheit haben wir oft über das Thema Enabling geredet. Wie befähigen Sie Mitarbeiter mit einem neuen Tool umzugehen?
Antwort von Veronika, People Operations, Userlane:
„Wer bei der Arbeit Neues lernen muss, braucht Motivation. Man muss klar herausstellen, warum es sich überhaupt lohnt, das neue Tool zu nutzen. Resultate sollten sichtbar sein und die ersten Erfolgserlebnisse schnell eintreten, zum Beispiel in Form von gesparter Zeit oder Lob vom Vorgesetzten.
Außerdem ist es wichtig, Ansprechpartner zu haben, die bei Problemen stets erreichbar sind. Und zwar auf beiden Seiten. Auf Unternehmensseite sind das die Vorgesetzten. Sie entscheiden, was mit dem Tool überhaupt erreicht werden soll. Auf der Software-Seite ist das ein Virtual Assistant, der jederzeit für technische Fragen verfügbar ist.
Damit die Ansprechpartner tatsächlich erreichbar sind, muss das Unternehmen entsprechende Kommunikationskanäle bieten. Das Hin-und-her-schicken von E-mails ist zu umständlich. Viel einfacher funktioniert das mit einem Messenger, z. B. Slack. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter nicht ins kalte Wasser geschmissen werden, sondern genug Unterstützung und Feedback erhalten.“
Tatsächlich hat sich unsere Kommunikation grundlegend verändert. In Unternehmen haben Mitarbeiter eine immer größere Auswahl an Tools, mit denen sie arbeiten können. Durch die Nutzung dieser Tools entsteht eine sehr große Anzahl an Inhalten, die den Mitarbeitern als Hilfsmittel und Anleitung zur Verfügung stehen. Da den Überblick zu behalten, wo man welche Inhalte finden kann, das kann Mitarbeitern schwer fallen. Wie vermeide ich, dass meine Mitarbeiter vergebens nach verstreuten Inhalten suchen?
Antwort von Tatiana, Customer Success, Userlane:
„Damit Inhalte problemlos wiedergefunden werden, braucht ein Unternehmen logische und intuitiv verständliche Ordnerstrukturen, die für alle Mitarbeiter zugänglich sind. Das funktioniert nur, wenn die Ordner eindeutig benannt sind. Dafür müssen Konventionen festgelegt und eingehalten werden. Auch die Navigation innerhalb der einzelnen Dokumente und Dokumentgruppen ist wichtig: Durch Verlinkungen auf verwandte Themen kann man dafür sorgen, dass sich zusammenhängende Inhalte leichter und schneller finden lassen. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Aktualisierung der Inhalte: Sie müssen in regelmäßigen Abständen überprüft und auf den neuesten Stand gebracht werden.“
Office 365 wird immer häufiger bei Unternehmen eingeführt. Dabei wird die Einführung nicht immer von Trainings und Schulungen begleitet. An Change- und Enabling Maßnahmen wird teilweise erst verspätet gedacht. Wie verhindere ich, dass unsere O365-Einführung scheitert?
Antwort von Andy, Marketing, Userlane:
„Bei der Stadt München gab es eine ähnliche Situation. Die Einführung von Cloud-Diensten stieß bei der Belegschaft auf großen Widerstand: “Prozesse verändern? In Schulungen hocken und wichtige Arbeit liegen lassen? Nein Danke!”
Menschen sind Gewohnheitstiere. Wenn eine Einführung gelingen soll, müssen Sie Ihren Kollegen die Angst vor der Veränderung nehmen.
Dabei sind drei Punkte wichtig:
- Vorteile für den Endnutzer betonen
Oftmals wird nur der Nutzen des neuen Tools für das Unternehmen angesprochen (“Kosten senken”). Betonen Sie stattdessen die Vorteile für Mitarbeiter (“auf alle Dokumente zugreifen, unabhängig von Zeit und Ort”).
- Anreize schaffen mit Gamification
Belohnen Sie Mitarbeiter für die Kooperation, z.B. wenn sie dank O365 eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden gespart haben.
- Einführung so bequem wie möglich gestalten
Die Stadt München löste den Konflikt mit automatisierten Mitarbeiterschulungen vor Ort. Userlane stellte dafür ein “Navigationssystem für Software” zur Verfügung, dass den Nutzer Schritt für Schritt und in Echtzeit durch eine beliebige Software führt. Somit war der Aufwand für alle “Betroffenen” minimal.“
In Unternehmen gewinnt der moderne Arbeitsplatz zunehmend an Bedeutung. Dabei geht es vor allem um Digitalisierung, Mobilität und Flexibilität. Modernes Arbeiten, alle reden darüber. Aber was steckt dahinter? Und welche Chancen und Herausforderungen gehen damit einher?
Antwort von Tobias, People Operations, Userlane:
„Modernes Arbeiten bedeutet für uns, dass der Arbeitgeber auf die Bedürfnisse der Arbeitnehmer eingeht und ihnen genug Freiraum gibt. Beispiele dafür sind flexible Zeiteinteilung, interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten oder wenn die Mitarbeiter selbst entscheiden dürfen, welche Tools sie verwenden. Dazu gehört auch, dass sich die Mitarbeiter aktiv (und kreativ) einbringen können und ihr Input ernst genommen wird.
Modernes Arbeiten bedeutet, dass alle an einem Strang ziehen. Jeder verfolgt die Vision des Unternehmens und nicht das eigene “kleine Ziel” in einer Ellenbogengesellschaft.“
Was sind eure Erfahrungen mit dem Thema Nutzer-Enabling? Wir freuen uns auf neue Informationen als Kommentar.
Nächste Woche geht’s mit dem nächsten Blogpost unserer Enabling Serie weiter – dann mit Smarterpath.
Photo by Tyler Franta on Unsplash
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