Ready-to-go Modern Intranet, aber wie?
Valo ist ein Ready-to-go Social Intranet mit Office365 und SharePoint, dass alle wichtigen Funktionen des modernen Intranets beinhaltet. Die Lösung steht für schnelle Implementierung, kostengünstige Umsetzung und gute Usability, angepasst an individuelle Designanforderungen. Doch wie schafft es BlueMeteorite, der Hersteller von Valo, sämtliche Herzen der Nutzer für sich zu gewinnen? Diesem Geheimnis gehen wir auf den Grund und schauen uns das Framework näher an.
Voraussetzungen für Installation und Nutzung
Valo kann entweder server- oder cloudbasiert installiert werden. Als Basis benötigt der zukünftige Anwender folglich entweder Lizenzen für Office365 (online) oder SharePoint (OnPremises ab der Version 2013). Für die Nutzung bestimmter Funktionen wie bspw. das Admin Toolpack bedarf es zusätzlich Microsoft Azure Lizenzen bzw. bei der onPremises Installation einen Application Server. Für eine serverbasierte Installation gelten jedoch ein paar Einschränkungen, denn Features wie Yammer, Office365 Video, Delve Blogs und Groups stehen nur online zur Verfügung. Das Paket Teamwork 2.0 ist ebenfalls nur für die Onlinelösung erhältlich. Als Ersatzlösung für onPremises bleibt Workspace als Add-On mit ähnlichen Funktionen erhalten.
Des Weiteren wird aktuell noch getestet, ob Valo auch auf der Business Collaboration Suite (BCS) installiert werden kann. Mit der BCS eröffnet sich eine neue Dimension des vernetzten Arbeitens. Unternehmen können Infrastruktur und Applikationen flexibel und absolut kostentransparent aus der Datenwolke mieten.
Valo Leistungsumfang
Valo setzt sich aus drei verschiedenen Basispaketen zusammen. Bei der Installationsgeschwindigkeit dieser macht der Intranet-Lösung so schnell keiner etwas vor. Nach nur einer Woche ist bereits der Livegang möglich, das sorgt sowohl für eine Kosten- als auch Zeitersparnis.
Eines davon ist das Basispaket Intranet inklusive der beliebtesten Features und einer ansprechenden User Experience. Folgendes ist Bestandteil der Lösung:
- Nachrichten
- Inhaltsseiten
- Quick Links & My Tools
- Events & Trainings
- Diskussionsfeeds
- Yammer Integration
- Umfragen
- Forms
- FAQ
- Jobbörse
- Flohmarkt
Valo Intranet lässt sich mit einzeln zubuchbaren Add-Ons erweitern und ermöglicht so das Abbilden weiterer Funktionen und Automatismen wie beispielsweise:
- Das Add On People & Expertise Finder ermöglicht allen Kollegen durch die Eingabe verschiedener Kriterien gefunden zu werden. Für die Vereinfachung der Suche stehen Filter zur Verfügung.
- Social Hub - hier gibt es einen Überblick über alle Social Media Kanäle in denen das betreffende Unternehmen aktiv ist, z.B. Twitter, Facebook, Youtube und Instagram.
- Das Add On Video ist ein weiteres Feature, welches bspw. die Marketingvideos in das Intranet einbindet aber vor allem auch zur Verbreitung von News oder Schulungszwecken dient. Inhalte können auch Produktpräsentationen oder Interviews mit der Geschäftsführung sowie allgemeinere Themen sein.
- Delve Blogs ist ein Add On, dass die Veröffentlichung von Inhalten stark vereinfacht. Jeder Mitarbeiter kann sich mit seinen Themen einbringen und dank der Anzeige der aktuellsten Blog-Einträge im O365 Tennant geht kein Beitrag mehr unter.
- Das Admin Werkzeugpaket bietet umfangreiche Funktionen zur Erstellung von Statistiken und zur Administrationsunterstützung. So kann die Intranetnutzung der User ausgewertet werden, wie bspw. welche Seiten/Beiträge besonders beliebt sind.
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Das Basispaket Toolpack greift die Projektteam-Funktion der Tools Yammer, OneDrive, Planner und Teams von Office 365 auf und macht daraus eine umfassende Collaboration–Lösung. Das universelle Metadatenmodell ist für alle Teams und ermöglicht die Teamraumerstellung. Valo Teamwork 2.0 beinhaltet die volle Unterstützung für angepasste moderne SharePoint Site Templates. Des Weiteren unterstützt es die Vorlagen für Office-Muster und -Praktiken. Das heißt, es kann aus den vorhandenen, von der Community erstellten, Site-Vorlagen ausgewählt oder mit eigenen Vorlagen gearbeitet werden.
Als drittes Basispaket ist das Idea Management aufzuführen. Damit ist das Sammeln, Diskutieren, Evaluieren und Weiterentwickeln von Ideen durch vordefinierte Prozesse möglich. Mit einem Punktesystem wird ein Anreiz für die Nutzer geschaffen Ideen einzustellen und zu kommentieren. Zudem gibt es ein Dashboard mit individuellen Statistiken zur Auswertung.
Alle drei können unabhängig voneinander oder insgesamt erworben werden (dazu später mehr). Sie lassen sich in einer Umgebung implementieren und können ineinander greifen sowie aufeinander verweisen. Der End-User sieht im Ergebnis eine Komplettlösung und muss nicht zwischen mehreren Plattformen hin und her wechseln.
Valo Refresh-Abo
Microsoft veröffentlicht regelmäßig Updates, deshalb ist es wichtig, dass sich auch das Framework an die Veränderungen in Office365 und SharePoint anpasst. Mit dem Refresh-Abo bietet Valo eine Leistung, bei der der Kunde alle zwei Monate das neuste Update durch den entsprechenden Vertragspartner auf das eigene Intranet überspielt bekommt, um stets auf dem neusten Stand zu sein. Mit den Updates werden außerdem die neusten Features zur Verfügung gestellt. Auch die Performance und Stabilität des Frameworks werden fortlaufend optimiert. Das Abo ist jedoch kein Muss.
Mobile App
On top ist für jeden Mitarbeiter die mobile App als Gratisdownload im Apple App Store sowie im Google Play Store erhältlich. Über die Standard-Login Seite von Office365 kann sich jeder Mitarbeiter an der App anmelden. Sie enthält Highlights sowie normale Nachrichten und Alarmmeldungen. Soziale Features wie Liken und Kommentieren sind ebenfalls möglich. Auf diese Weise geht keine Nachricht verloren. Unterwegs arbeiten oder sich informieren ist somit kein Problem mehr.
Design
Valos Designmöglichkeiten sorgen dafür, dass man schnell die SharePoint-Optik vergessen mag. Aktuell kann sich der Nutzer zwischen den ansprechenden Benutzeroberflächen Lux, Lumen und Candela entscheiden. Außerdem sind Anpassungen hinsichtlich Farben und Branding möglich. Dank responsive Design kann das Intranet von allen Endgeräten aus gleichermaßen genutzt werden. Das Seitenlayout passt sich einfach an das Format an. All das führt insgesamt zu einer angenehmen User Experience. Die Bilder sagen jedoch mehr als tausend Worte.
Die UIs LUX, CANDELA und LUMEN (von links nach rechts)
Pricing
Die Höhe der anfallenden Kosten für das Valo-Intranet wird durch die Anzahl der Benutzer bestimmt. Einerseits kann wie erwähnt das Basispaket Intranet erworben werden plus die aufgeführten zusätzlichen AddOns, die darin noch nicht enthalten sind. Andererseits können bei dem Lizenzmodell die Pakete Ideamanagement und Teamwork losgelöst oder als Gesamtpaket erworben werden. Die Kosten für das Intranet sind einmalig. Da onPremises nicht der volle Feature-Umfang gewährleistet ist, gibt es hier schon durch sechs lizenzierte Pakete bzw. AddOns Rabatte. Im Office365 werden diese mit sieben lizenzierten Paketen vergeben.
Zusätzlich fallen Kosten durch die Buchung des Refresh-Abos an, die jährlich 25% der Lizenzgebühren betragen. Laufende Kosten entstehen durch den App Service über Azure sowie über die Lizenzkosten. Grundsätzlich gilt es zu beachten, dass auch die SharePoint (mind. 2013) bzw. Office365 Lizenzen auf dem aktuellen Stand sein müssen. Valo kostet überall gleich. Die Anbieter unterscheiden sich daher im Wesentlichen durch ihre Erfahrungen und zusätzliche Unterstützungsleistungen die sie anbieten.
Für wen ist Valo die richtige Wahl?
Valo ermöglicht Unternehmen innerhalb von kurzer Zeit ein Intranet zur digitalen Zusammenarbeit umzusetzen. Aber für wen ist es nun geeignet?
Der Einsatz des Frameworks ist besonders sinnvoll für kleine bis mittelständige Unternehmen mit mehreren verteilten Standorten. Grund dafür ist, dass Valo als schnelle ready-to-go Lösung trotzdem für fast jede spezielle Anforderung individuell angepasst werden kann. Ohne zusätzlich interne Ressourcen abzustellen entsteht also ein effizientes Intranet mit ansprechendem Corporate Design. Das vorgefertigte Framework spart Unternehmen Kosten und Zeit für Wartung und sieht dabei auch noch schön aus.
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