Mitarbeiterprofile: Pflicht und Kür

In Unternehmen helfen Mitarbeiterprofile relevante Informationen über Kollegen bereitzustellen, um den richtigen Ansprechpartner für sein Anliegen zu finden. Das reicht von einfachen Kontaktdaten über das Jobprofil bis hin zu sogenannten „Skillprofilen“, die Kenntnisse und Erfahrungen transparent machen. Dieser Artikel beschreibt kurz, welche Funktionen jede Social Software mitbringt und welche Funktionen langfristig zu echten Mehrwerten führen.

Was sind die Basics?

Jede „Social Software“ wirbt mit Mitarbeiterprofilen. Im Standard bringen alle Produkte eine Active-Directory-Anbindung mit, über welche die grundlegenden Informationen bereitgestellt und aktuell gehalten werden. Dazu zählen neben dem Namen die Kontakt- und Adressdaten sowie je nach gepflegten Informationen im Active Directory bspw. die Jobbezeichnung, die Abteilung oder der Personalvorgesetzte. Aus diesen Informationen lassen sich schicke Organigramme darstellen, vorausgesetzt entsprechende Mitarbeiterfotos sind bereitgestellt. Alles in allem ist dies jedoch recht statisch und nicht viel mehr als die sogenannten „Yellow Pages“, die es schon seit Jahrzehnten gibt.

Was macht Mitarbeiterprofile „state of the art“?

Natürlich hat nicht jedes Unternehmen identische Anforderungen an Profile. Es gibt also nicht die eine beste Profil-Lösung. Dennoch gibt es Funktionen, die aus meiner Sicht über lange Sicht zu Mehrwerten führen:

• Netzwerk und Folgen/Abonnieren: Profile sollten die Möglichkeit geben, sich mit seinen Kollegen zu vernetzen. Wenn man dann noch erfährt, was im Netzwerk „so abgeht“, werden die Profile auch wertschöpfend genutzt. Hier hat sich in den letzten Jahren der sogenannte „Activity Stream“ etabliert – siehe das Türchen von gestern.

• Darstellung von Expertise: Sie suchen einen Experten zu einem bestimmten Problem? Dieses Problem haben wir in mehreren Akten bereits anschaulich erörtert. Um dieses Problem zu lösen, gehen die Anbieter recht unterschiedliche Wege. Hervorheben möchte ich an dieser Stelle die Lösung über das Tagging von Kollegen. Stellen Sie sich vor, dass sich die Kollegen untereinander mit Tags versehen. Das daraus resultierende „Begriffsnetz“ birgt ein unglaubliches Wissen. Geben Ihnen bspw. mehrere Kollegen den Tag „Projektleiter“, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie auch tatsächlich Projekte leiten (können), und das vermutlich auch noch gut!

• Ownership: Der Autor als Wissensträger: Hier führen zwei Wege zum Ziel. Zum einen der Weg vom relevanten Dokument zum Autor. Aber auch umgekehrt. Profile sollten also die Möglichkeit bieten, die eigens erstellten Informationsobjekte (Dokumente, Blogartikel, Wiki-Seiten etc.) anzuzeigen. Werden erstellte Objekte möglichst vielen Kollegen zugänglich gemacht und beispielsweise mit einer zusätzlichen Bewertungsfunktion versehen, wird schnell deutlich, welche Kollegen für Relevanz sorgen.

Fazit

Profile spielen eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen! Es gibt enorme Potenziale und viele Möglichkeiten, welche jedoch bei der Konzeption genau bedacht werden müssen. Schon allein die Fragen „Woher kommen die Bilder?“ oder „Werden die Bilder zentral bereitgestellt oder durch jeden freiwillig hochgeladen?“ klingen nach kleinen Details, machen aber in der späteren Nutzung und Akzeptanz große Unterschiede aus.

Bildnachweis: Titelbild © Jessica Ruscello/stocksnap.io