#togetherisbetter: Mitarbeiter-Apps

Für die meisten von uns ist das Smartphone ein essenzieller Bestandteil des Alltags geworden. Wir nutzen es längst nicht mehr nur für das klassische Telefonieren oder Schreiben von Nachrichten im privaten und beruflichen Leben. Vor allem sind es die Apps, die uns das Leben seit Jahren vereinfachen: Ob das Lesen von Nachrichten, Wetterberichte, Online-Banking, Online Shopping oder gemeinsame Termin-  und Dokumentenverwaltung, Spiele, Fotoverarbeitungsprogramme, Fitnessmanagement oder gar die Suche nach der großen Liebe – nichts scheint mehr unmöglich zu sein. Wirft man aber einen Blick auf den beruflichen Alltag, wird man feststellen, dass dieser Trend noch nicht überall angekommen ist. Zwar besitzen viele Firmen Intranets, aber mobil und in App-Form sind diese lange noch nicht. Dabei zeigt der Blick auf die aktuellen Statistiken, dass ein Smartphone-Besitzer am Tag durchschnittlich 2617 Mal mit seinem Handy interagiert (Quelle: https://blog.dscout.com/mobile-touches). So könnte eine mobile Intranet-Lösung viel mehr Mitarbeiter erreichen und die unternehmensinterne Kommunikation vereinfachen. Heute gibt es immer mehr Mitarbeiter, die ohne festen Arbeitsplatz arbeiten und die meiste Zeit im mobilen Office tätig sind. Denkt man an die Mitarbeiter, die z. B. in Fabriken und Wäschereien arbeiten, wird deutlich, dass diese oft gar keinen oder nur erschwerten Zugang zu dem teils vorhandenen Intranet haben. Meist wird hier noch das gute alte Schwarze Brett genutzt, um wichtige Informationen und Nachrichten zugänglich zu machen. Das Potenzial, dass die meisten Mitarbeiter ohnehin in den Pausen oder gar in der Arbeitszeit einen Blick auf ihr privates Smartphone werfen, wird nicht erkannt. Diese Lücke haben auch einige Startups und Unternehmen entdeckt. Die Lösung heißt: Mitarbeiter-App. Was diese können, soll in diesem Beitrag genauer betrachtet werden. Möchte sich ein Unternehmen für eine Mitarbeiter-App entscheiden, steht es wahrscheinlich vor der Wahl zwischen Staffbase und Speakap, den wohl bekanntesten Anbietern auf dem europäischen Markt.

 

Staffbase

Staffbase ist ein im Jahr 2014 gegründetes Startup aus Chemnitz und bietetseineMitarbeiter-App in Form einer SaaS-Lösung an. Mit dem Slogan „Ihre interne Kommunikation auf dem Smartphone der Mitarbeiter. Eigenes Branding, sofort einsatzbereit, konzipiert für den Unternehmenseinsatz.“ konnte Staffbase schon einige Referenzen sammeln: Siemens, T-Systems oder auch Viessmann profitieren von dem Produkt des Startups und sind laut Nachfrage auch sehr zufrieden damit. Da eine Internal Communications App auch international ein wichtiges Thema ist, hat das junge Unternehmen kürzlich ein zweites Büro in New York eröffnet und ist für den globalen Wettbewerb gut aufgestellt.

# Funktionen und Integrationsmöglichkeiten

Entscheidet sich ein Unternehmen für Staffbase, kann es individuell auswählen, welche Plugins und Funktionen ihren Weg in die eigene Mitarbeiter-App finden sollen. Dabei ist die bestehende Palette an Möglichkeiten groß: interne und öffentliche Newseiten, Links, Netzwerke, Zeiterfassung, Formulare, Urlaubsanträge, Einbettung von SurveyMonkey-Umfragen, Mitarbeiterzufriedenheits-Umfragen, Speisepläne, Karten, Kalender, Eventregistrierungen oder auch Weihnachtskalenderaktionen sowie die Einbettung von beliebigen Facebook Pages ist möglich. In naher Zukunft wird unter anderem auch ein Messenger und eine Timeline zur Verfügung gestellt werden. Auch die Anbindung an bestehende Intranet-Lösungen (z. B. Microsoft SharePoint) sowie die Integration von eigenen entwickelten Plug-Ins (via App-Token) sind möglich.

 

 

Viel Spielraum lässt die SaaS-Lösung ihren Kunden auch bei den Einstellungen zu einzelnen Plug-Ins und Newsseiten. So lassen sich die Zielgruppen, der Veröffentlichungszeitpunkt, die Push-Funktion, Sichtbarkeit sowie Kommentar- und Like-Funktionen individuell definieren, was maßgeschneiderte interne Kommunikation in hohem Maß fördert. Dank Push-Nachricht lesen beispielsweise 75% der User bei Viessmann die wichtigsten News binnen einer Stunde – ein Quantensprung.

# Content Management System: genial einfach

Die Mitarbeiter-App lässt sich über ein Cockpit im Browser steuern. Von hier aus erfolgen redaktionelle und administrative Tätigkeiten, die Nutzerverwaltung sowie das Branding. Das Dashboard gibt auch einen geordneten und übersichtlichen Blick zu diversen Statistiken, von den neuesten Nutzern über die beliebtesten Beiträge bis zu den aktuellsten Kommentaren.  Administratoren und Redakteuren steht außerdem die Möglichkeit offen, Änderungen direkt aus der App heraus vorzunehmen und Content so auch von unterwegs zu erstellen. Die Staffbase-Nutzer loben das intuitive CMS: der durchschnittliche Schulungsaufwand für betreuende Redakteure bewegt sich zwischen 30 Minuten und zwei Stunden.

 

Speakap

Das 2009 gegründete Unternehmen Speakap gehört zuden Urvätern des mobilen Intranets.Heute hat Speakap vier europaweite Sitze (in Amsterdam, Barcelona, Tienen und Köln) und zählt zu seinen Abnehmern Unternehmen aus beinah allen Industriezweigen wie Gastronomie, Einzelhandel, Personalwesen, Logistik, Sicherheitsdienste und vielen anderen. Unternehmen wie Rituals, Pathé Theaters, Mars, Merlin Entertainment, Nikon, MediaMarkt oder Okura gehören zu den zufriedenen Kunden der Lösung. Als unternehmenseigene soziale Plattform verspricht Speakap seinen Kunden jeden einzelnen Mitarbeiter des Unternehmens zu erreichen, egal wo dessen Arbeitsplatz sich befindet.

# Funktionen und Content

Beim ersten Blick auf die App erinnert das Produkt stark an das uns allen bekannte Facebook. Beim Anmelden und Öffnen der App erscheint zuerst eine Timeline. In dieser sind sowohl allgemeine als auch gruppenspezifische Neuigkeiten und Updates sichtbar und stehen zur Diskussion zur Verfügung.  Bei einem genaueren Blick auf die App wird jedoch schnell deutlich, dass Speakap viel mehr ist als eine reine Kommunikationsplattform. Die Lösung bietet ihren Kunden eine breite Palette an Möglichkeiten und Features an: personifizierte Timelines, Push-Benachrichtigungen, private Einzel- und Gruppenchats inklusive Chatstatus, ausgeprägte persönliche Profile, Gruppen, Spotlight Widgets, appweite Titelsuchoption, aber auch ein weitentwickeltes Dokumentenmanagementsystem (durch welches übrigens auch die Suche verläuft) gehört dazu. Dies eröffnet viele Möglichkeiten auf dem Gebiet der Mitarbeiterkollaboration. Auch externe Nutzer können die unternehmenseigene App nutzen und gelangen so zu den für sie bestimmten Informationen und Neuigkeiten im Unternehmen.

# Content Management

Auch diese App lässt sich über ein Cockpit im Browser steuern und redaktionell und administrativ bearbeiten. Es lassen sich Gruppen anlegen, spezifisch pflegen und einrichten. Auch hier haben die Nutzer je nach ihrer Rolle die Möglichkeit, auf Statistiken zuzugreifen und Änderungen an bestimmten Beiträgen vorzunehmen.  Durch die Anbindung an das HR-System des Kunden wird automatisch die Organisationsstruktur und die Position der Mitarbeiter übernommen und in Echtzeit aktualisiert. So reichen ein paar Klicks, um gezielt die richtigen Mitarbeiter in ihrer jeweils aktuellen Rolle, Abteilung oder Unternehmensbereich zu informieren. Speakap ist enterprisefähig und erlaubt es den Kunden in sich geschlossene Unternehmensbereiche abzubilden.  

 

Das Wichtigste auf einen Blick

 

Fazit

Beide Anbieter halten ihre Versprechen und bieten ihren Kunden eine gute und vielseitige Lösung zur mobilen Mitarbeiterkommunikation. Staffbase fokussiert sich dabei hauptsächlich auf die Kommunikation und kann sehr gut als Ergänzung zu bestehenden Systemen eingesetzt werden. Speakap dagegen legt seine Priorität eher auf Kollaboration und kann als allumfassende eigenständige Lösung eines mobilen Intranets in Unternehmen integriert werden. Beide Lösungen bieten ihren Kunden die Möglichkeit an, das System kostenlos und unverbindlich zu testen. Wenn Sie also als Unternehmen mit dem Gedanken spielen, eine mobile Mitarbeiterapp einzuführen, sollten Sie auf jeden Fall die Möglichkeit nutzen, live zu testen, welcher Anbieter am besten zu Ihrem Unternehmen passt und Ihnen ein gutes Gefühl gibt. Beide Unternehmen arbeiten stetig daran, ihre Funktionen, Widgets und Plugins weiter zu entwickeln und neue Funktionen zu integrieren. Ganz nach dem Motto #togetherisbetter: Eine lebendigere Mitarbeiterkommunikation und die Möglichkeit, alle Ihre Mitarbeiter abzuholen, lassen sich auf jeden Fall mit beiden Lösungen erreichen.

 

Bildnachweis: Titelbild © Aaron Burden/stocksnap.io